El Protocolo Familiar, un documento fundamental para regular la organización y la gestión de las empresas familiares

La Cámara de Comercio, Industria y Servicios de la Provincia de Huesca celebró la semana pasada la jornada “Planifica el futuro de tu empresa familiar”, dirigida a empresas interesadas en regular de manera eficaz las relaciones entre los miembros de la familia, la empresa y los propietarios para, entre otros fines, facilitar la continuidad de la actividad en la siguiente generación familiar.

Mario de Gandarillas y Yolanda Mora, reconocidos consultores expertos en empresa familiar, explicaron a los asistentes en qué consiste el Protocolo Familiar. La cultura, la individualidad y la aparición de conflictos caracterizan a la familia española. Estas características, trasladadas a las empresas familiares, generan, en ocasiones, conflictos que se pueden prever y hacer frente con la herramienta del Protocolo Familiar. Este documento consensuado por la familia empresaria puede ser la respuesta a las necesidades de estas empresas familiares.
El Protocolo Familiar es un acuerdo marco de la familia empresaria a través del que se regulan la organización y gestión del grupo y las relaciones entre la familia, la empresa y la propiedad. Su contenido puede ser todo lo amplio que así acuerde la empresa familiar y puede abarcar desde aspectos generales (ámbito del protocolo, valores familiares…), a aspectos económico-empresariales (vías de acceso de los miembros de la familia a la empresa, remuneraciones, consejo de administración y de familia…), pasando por aspectos económicos-accionariales (dispersión del accionariado, sistemas de valoración, aseguramiento económico de las generaciones que se jubilan…).
La Cámara de Comercio de Huesca presta asesoramiento y apoyo a las empresas que deciden redactar un Protocolo Familiar. Las empresas interesadas en informarse pueden solicitarlo mediante correo electrónico: placasa@camarahuesca.com.
¿Cuándo y cómo hacerlo?
En la jornada se profundizó en aspectos como el momento más adecuado para hacer un Protocolo Familiar o las condiciones imprescindibles para redactarlo. Según los especialistas en esta materia, este código de conducta personal y familiar debe ser el resultado de un proceso de reflexión y de comunicación. Para que funcione debe responder a lo que la familia empresaria está buscando, siendo un documento vivo y adaptado al ciclo de vida de la empresa y de los individuos que la forman.
La metodología a seguir para el diseño y elaboración de un Protocolo Familiar pasa por que la familia empresaria tome una primera decisión consensuada sobre los motivos que le llevan a elaborar este documento. En una segunda fase, se realiza el análisis previo de la situación (propiedad, familia, empresa) para, a continuación, hacer el desarrollo normativo de los contenidos. Este documento final será firmado por la familia empresaria y obligará a los miembros de la familia.
Es importante implementar tanto los acuerdos alcanzados según el calendario acordado, como llevar a cabo un seguimiento del cumplimiento y efectividad del mismo.
Todo ello teniendo en cuenta que el Protocolo Familiar es un documento vivo y que puede ser modificado con el mismo espíritu y consenso con que se firmó por primera vez, para adaptarlo a las nuevas necesidades o supuestos que vayan surgiendo a lo largo de las sucesivas generaciones de la empresa familiar.
Comunicación y negociación
Para acompañar este proceso, la organización familiar, con sus roles, poder, jerarquía… debe enfrentarse, además, a los retos de la empresa, por lo que pueden surgir tensiones (sucesión, hermanos con distintos cargos, distintas generaciones…). Por ello se deben tener en cuenta pautas y mejores prácticas para lograr una comunicación favorable al desarrollo de la familia empresaria.
Expresión, escucha, empatía y entendimiento son las claves para una buena comunicación. Todo ello permite gestionar la diversidad y las diferencias de interés entre miembros de una familia empresaria.